O gestor de RH deve ser na maioria dos casos um modelo para os demais colaboradores da empresa. Ser um modelo produtivo para a empresa,então nem se fala, é fundamental. É preciso praticar e disseminar junto aos colaboradores as formas de ser produtivo com relação ao tempo: aí vão algumas sugestões:
1 - Estabeleça objetivos com clareza. Tenha bem claro o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses e nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não se esqueça delas. Lembre que navio sem rumo não chega a porto algum.
2. Faça uma lista diária e priorize as atividades. Isto é básico. Relacione diariamente, em sua agenda ou notebook, todas as atividades a serem cumpridas no dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com besteiras que desperdiçam seu tempo, sem nada renderem de efetivo. Uma folha de planejamento diário é de muita utilidade para a definição de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos. Revise-as no final do dia para ver o que executou e reprogramar o outro.
3. Delegue. Passe a bola aos subordinados, começando pelos procedimentos e rotinas operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. Delegando você fica livre para os aspectos estratégicos.
4. Saiba tomar decisões. Não existe chefe que nunca tomou alguma decisão errada; isso faz parte da aprendizagem. Tomar decisão errada é, sempre, melhor do que não tomar nenhuma. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolando o problema e descobrindo as causas é mais fácil decidir. Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa idéia é também procurar um especialista no assunto.
5. Saiba dizer NÃO. Saber recusar serviço, por menor que seja , quando você já está atolado de trabalho, não lhe trará nenhum reconhecimento. Trabalhar bastante é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.
6. Seja breve ao telefone e celular. Ligações constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. Peça a alguém para anotar o número e ligue mais tarde.
7. Faça reuniões produtivas. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos presentes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.
8. Evite o perfeccionismo. "O perfeito é inimigo do ótimo", diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Supervisionar dando uma breve olhada como "controle de qualidade" nos relatórios, projetos, é importante sim, mas não indispensável. Se o ótimo já está ótimo, deixe o caminhar. Quase sempre o excesso de perfeição custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.
9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor. Temos um "relógio biológico" que regula nossa energia no decorrer das 24 horas do dia; há pessoas matutinas e outras vespertinas. Nada melhor do que usar seu estilo para render mais. Se for matutino, pela manhã, sempre que possível, execute atividades que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais. À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros. Se for vespertino acerte sua rotina com seu horário de melhor desempenho. Reserve, de preferência, o fim de semana para colocar em dia suas necessidades pessoais.
10. Organize-se. Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar as atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem interrupções. Use então a "técnica do parcelamento",dividindo a tarefa em partes e depois de alguns dias, não existirá mais nada pendente.O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em porções menores e depois as complete passo a passo. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.
11.Saiba o que fazer com os e-mails e papéis. Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles, utilize estas alternativas: a. Jogar Fora. Pergunte-se:"Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada", então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento.Exemplos de papéis descartáveis: folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas.b. Transferir. Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse a quem pode ser de utilidade. c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail),tome logo,contanto que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então as delegue a alguém. d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.
12. Pratique a relação 80/20. Essa relação vale para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos. Descubram quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade. Descubra também quais as rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho.
É bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a trabalhar bem o seu tempo.
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